“Waar is die factuur gebleven?” is een duur zinnetje. Als ondernemer heb je een bewaarplicht voor je administratie. Dat gaat niet alleen over facturen, maar ook over bankafschriften, contracten en soms zelfs e-mail. In dit artikel (update: december 2025) zetten we de bewaarplicht praktisch uiteen, inclusief een checklist die je vandaag nog kunt toepassen.
Hoe lang moet je administratie bewaren?
In Nederland geldt in veel gevallen een bewaartermijn van 7 jaar voor je administratie. Voor sommige onderdelen (bijvoorbeeld rond onroerend goed) kan een langere termijn gelden (vaak genoemd: 10 jaar). Controleer bij twijfel wat voor jouw situatie geldt.
Wat moet je bewaren?
Denk breder dan “facturen”. In de praktijk wil je minimaal dit kunnen overleggen:
- Verkoopfacturen en creditnota’s
- Inkoopfacturen en bonnetjes
- Bankafschriften en betaalbewijzen
- Contracten en overeenkomsten (huur, lease, leningen)
- BTW-aangiften en correspondentie
- Voorraad/administratieve onderbouwing (bij webshops/handel)
- Urenregistraties (als die relevant zijn voor aftrekposten)
Mag je alles digitaal bewaren?
In veel situaties mag je administratie digitaal bewaren, zolang het:
- authentiek blijft (je kunt herleiden wat origineel is)
- integraal blijft (niet stiekem aangepast)
- leesbaar blijft gedurende de hele bewaartermijn
Praktisch betekent dit: scan bonnetjes goed, bewaar originele PDF/UBL-bestanden, en zorg voor back-ups.
Tip: bij e-factureren (UBL) is het slim om de UBL én de leesbare weergave (PDF) samen te archiveren, plus eventuele bijlagen.
Praktische mappenstructuur (die werkt)
Een simpele structuur wint het altijd van een perfecte structuur die niemand volgt. Bijvoorbeeld:
- 2025 / Inkoop / 01-januari
- 2025 / Verkoop / 01-januari
- 2025 / Bank / 01-januari
- 2025 / Contracten
- 2025 / BTW
Gebruik bestandsnamen met datum + leverancier + bedrag, bijvoorbeeld: 2025-12-03_Adobe_59-99.pdf.
Bewaarplicht + veiligheid (AVG)
Administratie bevat vaak persoonsgegevens (namen, adressen, IBAN). Zorg dus ook voor:
- toegangsbeheer (wie kan erbij?)
- back-ups (3-2-1 is een goede vuistregel)
- versleuteling waar nodig
- duidelijke afspraken met je boekhouder/partners
Checklist: controle-proof administratie
- Alle verkoop- en inkoopfacturen compleet (incl. creditnota’s)
- Bonnetjes direct vastgelegd (scan/foto) met duidelijke datum
- Bankafschriften en betaalbewijzen per maand opgeslagen
- Contracten en grote verplichtingen centraal bewaard
- Back-up routine ingericht
- Archief is doorzoekbaar (mappenstructuur + bestandsnamen)