Iedereen “e-factureert” tegenwoordig… toch? In de praktijk bedoelen veel ondernemers daarmee: een PDF mailen. Maar echte e-facturatie is iets anders: een gestructureerde factuur die automatisch kan worden ingelezen in de administratie. In deze update (december 2025) leggen we uit wat UBL en Peppol zijn, en wat jij nu al kunt doen om in 2026 efficiënter te factureren.
Wat is e-factureren (en wat is het niet)?
Het verschil zit ’m in structuur. Een PDF is bedoeld voor mensen; een e-factuur is bedoeld voor systemen.
| Vorm | Voor mensen? | Voor systemen? | Praktisch gevolg |
|---|---|---|---|
| PDF per e-mail | Ja | Beperkt | Veel handmatig overtypen/controleren |
| Scan/foto van factuur | Ja | Met OCR | Sneller, maar foutgevoelig |
| UBL (XML) | Niet prettig | Ja | Automatisch verwerken en boeken |
UBL uitgelegd in normale taal
UBL (Universal Business Language) is een standaard voor e-facturen. Het is technisch gezien een XML-bestand, maar de inhoud is herkenbaar:
- leverancier, klant en BTW-nummers
- factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum
- regels met omschrijving, aantallen, prijzen
- BTW-berekening en totalen
- betaalgegevens (IBAN, betalingskenmerk)
Waarom dit helpt: als de UBL goed is opgebouwd, kan je boekhouding de factuurregels automatisch herkennen. Minder tikwerk, minder fouten.
Wat is Peppol (en wanneer heb je het nodig)?
Peppol is een netwerk waarmee organisaties e-facturen veilig uitwisselen via aangesloten providers (access points). Je gebruikt Peppol vooral als:
- je klanten e-facturen via Peppol willen ontvangen
- je zelf e-facturen van leveranciers via Peppol wilt ontvangen
- je processen wilt standaardiseren (zeker bij groei of veel facturen)
Of Peppol “verplicht” is, hangt af van je klanten/branche en eventuele contracteisen. De trend is wel duidelijk: e-factureren wordt steeds normaler.
Stappenplan: zo start je zonder chaos
- Begin klein: kies 1 klant of 1 leverancier om mee te testen.
- Maak je factuursjabloon strak: vaste omschrijvingen, duidelijke BTW-regels, consistente factuurnummers.
- Controleer basisdata: klantgegevens, BTW-nummers, betaaltermijn, IBAN.
- Vraag naar het gewenste formaat: alleen UBL, of UBL + PDF.
- Test een volledige flow: verzenden → ontvangen → verwerken → betaling → afletteren.
- Bouw een controle stap in: automatische verwerking is top, maar steekproeven blijven slim.
- Leg vast wie wat doet: wie corrigeert fouten, wie boekt uitzonderingen?
Waar let je op in je boekhouding?
De winst van e-factureren zit niet alleen in “verzenden”, maar vooral in verwerking:
- BTW-codes: is de BTW op de juiste regels en totalen correct?
- Betaalreferentie: is het betalingskenmerk consistent? (helpt bij automatisch afletteren)
- Creditnota’s: werkt crediteren ook netjes in je proces?
- Archivering: sla UBL en (eventueel) PDF samen op voor je bewaarplicht
Checklist: e-factuur-ready voor 2026
- Factuursjabloon en nummering consistent
- BTW-nummers en klantdata gecontroleerd
- UBL-export getest bij minimaal 1 klant/leverancier
- Proces voor creditnota’s en correcties ingericht
- Archivering ingericht (UBL + bijlagen) volgens bewaarplicht
Met deze basis voorkom je 90% van de kinderziektes. Daarna kun je pas echt gaan optimaliseren.
