Een fout in een factuur, een retour, een korting achteraf: het gebeurt in elk bedrijf. De juiste oplossing is vaak een creditnota. Maar als je het verkeerd aanpakt, krijg je snel gedoe: openstaande posten kloppen niet meer, je BTW-aangifte wijkt af en klanten raken in de war. In dit artikel (update: december 2025) leggen we uit hoe je een creditnota maakt die administratief klopt.
Wanneer maak je een creditnota?
Je maakt meestal een creditnota als je een (deel van een) eerdere factuur terugdraait, bijvoorbeeld bij:
- retour of annulering (levering gaat niet door)
- prijsfout op de oorspronkelijke factuur
- korting achteraf (bijv. coulance of bonus)
- deels niet geleverd (minder uren/onderdelen)
Een creditnota verwijst altijd naar een oorspronkelijke factuur. Zo blijft de factuurketen traceerbaar.
Wat moet er op een creditnota staan?
Een creditnota is in feite een factuur met negatieve bedragen. Zet er in elk geval op:
- creditnota-nummer (eigen nummerreeks mag, als het maar uniek en opvolgend is)
- datum van de creditnota
- referentie naar de oorspronkelijke factuur (factuurnummer + datum)
- jouw gegevens en klantgegevens
- omschrijving van de correctie (waarom crediteer je?)
- bedragen negatief (excl. BTW, BTW-bedrag en totaal)
Tip: schrijf de reden expliciet (“retour product X”, “korting wegens vertraagde levering”). Dat voorkomt discussie én helpt bij controles.
Volledig of gedeeltelijk crediteren
Je hebt twee smaken:
- Volledige creditnota: je draait de hele factuur terug (alles negatief).
- Deelcredit: je crediteert alleen een deel (bijv. 2 van de 10 stuks, of 3 uur minder).
Mini-voorbeeld (deelcredit)
Oorspronkelijke factuur: 10 stuks à €100 excl. BTW (21%). Je crediteert 2 stuks.
- Credit: 2 × €100 = €200 excl. BTW
- BTW credit: 21% van €200 = €42
- Totaal credit: €242
Wat betekent dit voor je BTW-aangifte?
Een creditnota verlaagt je omzet en je af te dragen BTW. Belangrijke nuance:
- maak je de creditnota in dezelfde periode als de oorspronkelijke factuur, dan corrigeert dit vaak “vanzelf” in die periode
- maak je de creditnota in een latere periode, dan corrigeer je de BTW in die latere periode
Administratief is dat logisch: je corrigeert op het moment dat je de creditnota uitreikt (en dus de omzet terugdraait).
Boekhouding: hoe verwerk je het netjes?
In je boekhouding wil je drie dingen goed hebben:
- Omzet omlaag (of omzet van dat product/dienst omlaag)
- BTW omlaag (de afgedragen BTW corrigeren)
- Debiteuren omlaag (klant heeft minder schuld / krijgt geld terug)
Is de factuur al betaald? Dan ontstaat er een tegoed voor de klant of je betaalt terug.
Voorbeeldteksten (kopiëren/plakken)
- “Creditnota i.v.m. retourzending order #12345 (product X).”
- “Creditnota i.v.m. korting achteraf conform afspraak d.d. 7 december 2025.”
- “Correctie factuur #2025-104: teveel gefactureerde uren (2 uur).”
- “Annulering opdracht: (deel)factuur gecrediteerd.”
Checklist: zo voorkom je gedoe
- Creditnota verwijst naar originele factuur
- Bedragen (excl. BTW, BTW, totaal) kloppen en zijn negatief
- Openstaande posten kloppen (factuur + creditnota)
- BTW-correctie komt in juiste periode terecht
- Terugbetaling/tegoed afgestemd met klant